Spesso senza rendercene conto, facciamo molte perdite di tempo al lavoro: scopriamo alcuni consigli utili su come ridurle il più possibile
Le perdite di tempo al lavoro sono un aspetto molto comune, molto spesso le facciamo senza rendercene conto. Perdite di tempo banali, che possono costarci in termini di produttività. E allora cosa fare per misurare ciò che facciamo a lavoro, evitando di sprecare tempo prezioso? Ci sono delle piccole tecniche da adottare, che se ben applicate, con il passare del tempo si riveleranno incredibilmente utili. Non tutto riguarda il galateo da tenere in ufficio, ma anche alcune regole di esso aiutano sicuramente a tenere alta la soglia di concentrazione, e aiutarci nella produttività. Vediamo come.
Perdite di tempo al lavoro: la parola d’ordine è organizzazione
Essere persone disorganizzate, anche se magari internamente abbiamo il nostro ordine mentale, è sicuramente un punto a sfavore nell’ottica di evitare di perdere tempo. E anche, di conseguenza, a essere efficaci ed efficienti. Quindi, per iniziare la lotta alle perdite di tempo, la parola chiave è organizzazione. Essere organizzati, vuol dire sapere cosa fare, come e quando, e anche se possibile quanto tempo ci impiegheremo. A questo proposito, è utile stilare una to do list ad inizio giornata, o alla fine della precedente così da trovarcela pronta per il giorno successivo. La to do list ci aiuta ad organizzare le cose da fare e la relativa priorità con la quale svolgerle. Utilizzando questo semplice metodo, riusciremo a concentrare qualcosa di meno urgente in un determinato momento della giornata in cui siamo meno produttivi, e nel momento in cui siamo a mille, gestire le cose con la priorità massima. In questo modo, si evita di perdere tempo e tenere testa alle emergenze. Ma attenzione a non mandare troppo in fondo, e ripetutamente, le cose meno prioritarie della lista. Rischieremmo di perdercele. Quando appare il momento per poter fare qualcosa, non procrastinate. Fatela!
Fare le giuste pause
Andare forti come un treno, è di per sé una cosa positiva ma alla lunga si può anche ritorcere contro. Infatti andare sempre a mille, rischia di farci fare troppe cose contemporaneamente e soprattutto in malo modo. È bene quindi concedersi delle pause, staccare regolarmente gli occhi da quanto stiamo facendo, così da riprendere energia. Sembra una cosa scontata, ma rimandano la pausa, il margine di errore aumenta. Ovviamente, anche gli stessi break devono essere misurati e delle giusta quantità. Farli troppo lunghi ci farebbe perdere completamente la concentrazione sul lavoro che stavamo svolgendo, rendendoci più svogliati.
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In particolare, riguardando le pause e nella fattispecie quella del pranzo, l’ideale sarebbe di non appesantirsi troppo. Mangiare nella giusta quantità per avere le energie sufficienti, ma non mangiare troppo, anche perché dopo pranzo tendiamo ad assopirci. Invece, mangiando il giusto, la fame potrebbe ripresentarsi dopo qualche ora ed è un elemento che ci può tener svegli, ed invogliare a gestire bene il lavoro così da fare una pausa per uno spuntino. Un grande errore sarebbe quello di fare la pausa pranzo alla scrivania, d’avanti al pc, o ancora con il materiale da lavoro tra i piedi. Così facendo, non ci sarà mai stata una vera e propria pausa pranzo, si mangia male, si è deconcentrati sul lavoro e si rischia davvero di precludere la produttività del giorno. Per evitare ulteriore perdita di tempo prezioso, sarebbe utile evitare di utilizzare i social durante il lavoro. Rischiamo davvero di imbambolarci con il nostro smartphone tra le mani, e la voglia di interagire potrebbe prendere il sopravvento.
Concentrare le conference in un solo momento del giorno
Soprattutto in smart working le call conference possono susseguirsi di frequente, aumentando lo stress lavorativo e personale. Per evitare di deconcentrarsi, l’ideale sarebbe concentrare tutte le call in un particolare momento della giornata, al fine di dedicarsi esclusivamente a quello evitando di interrompere quanto si stava facendo in precedenza. Infine, per aiutare il proprio corpo già proiettandosi al giorno successivo, effettuare esercizi fisici che possano aiutare a scaricare la tensione, possono essere essenziali nella gestione del tempo del giorno successivo. Oltre, ovviamente, ad avere un sonno regolare, con le giuste ore di corretto e sano riposo, affinché la nostra produzione e produttività possano risentirne in maniera più che positiva.
